Microbacias II acesso ao mercado



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8. PROCEDIMENTOS PADRÃO PARA AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS

8.1- DEFINIÇÕES GERAIS

Toda Organização de Produtores Rurais (Associação ou Cooperativa) com iniciativa de negócio aprovada pela UGP, que tenha firmado Termo de Compromisso e conte com autorização de execução emitida pelo Gerente Regional, para que possa ser beneficiado com o apoio do Projeto Desenvolvimento Rural Sustentável – Microbacias II – Acesso ao Mercado, deverá realizar as aquisições de bens e as contratações de serviços e obras, de acordo com os procedimentos estabelecidos no presente Manual em conformidade com o Cronograma Físico-Financeiro.

Todos os procedimentos referentes às aquisições e contratações dos itens elegíveis da iniciativa de negócio deverão, obrigatoriamente, ser efetuadas pela Organização de Produtores Rurais proponente da referida iniciativa, seja para investimentos coletivos, individuais ou de grupos informais. Por ocasião da efetivação da compra ou contratação, os investimentos coletivos serão faturados diretamente em nome da Organização de produtores Rurais, colocar também o numero da Proposta, enquanto que os investimentos individuais ou de grupos informais serão faturados diretamente em nome do beneficiário, numero do PIP ou do responsável grupo de beneficiários, numero do PEC.

Para tanto, caberá ao Presidente da Organização de Produtores Rurais nomear uma Equipe de Compras composta por 3 (três) membros os quais serão responsáveis pelas aquisições e contratações. Todos os procedimentos e atos dessa Equipe de Compras deverão ser ratificados pelo Presidente da Organização.

Nos casos dos investimentos individuais e de grupos informais elegíveis, os beneficiários diretos desses investimentos deverão participar, em conjunto, do processo das aquisições e contratações de serviços destinadas a eles. Caberá a esses beneficiários aprovar as especificações técnicas dos bens ou serviços, bem como atestar o recebimento dos mesmos.
OBS: O processo de aquisições dos incentivos individuais será iniciado após aquisição de parte ou total do(s) investimento(s) coletivo.

O quadro a seguir associa os métodos de aquisição e contratação, bem como determina as regras e procedimentos a serem seguidos. Tratam-se, entretanto, de normas gerais, sujeitas, em cada caso, à adaptação decorrente de avaliação.


Quadro 4 - MÉTODOS DE AQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO (BENS, SERVIÇOS E OBRAS)

Aquisições e Contratações

Valores (R$)

Métodos

Bens e Serviços (exceto os de consultoria)

Até R$ 100.000,00

Aquisição/Contratação - Tipo 1 (publicidade local)

Acima de 100.000,00

Aquisição/Contratação - Tipo 2 (uso de contrato e publicidade regional)

Obras

Até R$ 100.000,00

Contratação Obras 1 (publicidade local)

Acima de 100.000,00

Contratação Obras 2 (uso de contrato e publicidade regional)

A realização, pelas Organizações de Produtores Rurais (Cooperativas e Associações) que tiverem sua Proposta de Iniciativa de Negócio selecionadas, aprovadas e autorizadas, das aquisições de bens e das contratações de serviços e obras deverá obedecer a uma sequência de procedimentos, todos devidamente registrados e documentados.



A única exceção se dará no caso da contratação de assessoria técnica efetuada pela Organização de Produtores Rurais para a elaboração de proposta de iniciativa de negócio. No caso da Iniciativa de negócio ser aprovada e autorizada a sua execução, parte do custo dessa contratação poderá ser reembolsado na forma de subvenção econômica, desde que esteja descrita no Cronograma físico-financeiro.

Quadro 5 – RESUMO DOS LIMITES ELEGÍVEIS COM ASSESSORIA EXTERNA ESPECIALIZADA.




Itens de assessoria

Elegíveis

% do Valor elegível total da Proposta

Valor máximo elegível -R$

Valor Maximo Reembolsável – R$

1 - Assessoria técnica para elaboração do Plano de Negócio

5%

10.000,00

7.000,00

2 - Projeto técnico, assessoria técnica para implantação do empreendimento e de marketing

10%

20.000,00

14.000,00

3 - Projeto técnico de construção; licenciamento e autorização ambiental; outorga de uso da água; alvará de funcionamento e outras taxas.

5%

10.000,00

7.000,00


A despesa com Assessoria Técnica para elaboração do Plano de Negócio (Item 1 do Quadro 5) é a única despesa que pode ser anterior à data da emissão da autorização de execução, sendo que o documento comprobatório dessa despesa é a nota fiscal de prestação de serviço no caso de pessoa jurídica ou recibo no caso de pessoa física. O documento fiscal deverá ser em nome da Organização, constar o numero da Proposta de Negocio e datada na época da entrega da Proposta até a data da emissão da Autorização de Execução. O Presidente da Organização de Produtores Rurais deverá atestar o recebimento do serviço no documento fiscal.

O item 2 do Quadro 5, poderá ser reembolsado desde que seja analisado e autorizado pela UGP.

OBS: Todas as consultorias deveram constar do cronograma físico-financeiro da iniciativa de negócio.

8.2. - DAS RESPONSABILIDADES DO PRESIDENTE DA ORGANIZAÇÃO DE PRODUTORES RURAIS

Compete ao Presidente da Organização:


  • Indicar formalmente ao Gerente Regional, os membros que irão compor a Equipe de Compras, formada por 03 (três) membros por ele indicados;

  • Fica facultada ao Presidente da Organização sua participação ou não, da Equipe de Compras;

  • Ratificar todas as ações efetuadas pela Equipe de Compras;

  • Garantir e exigir a capacitação da Equipe de Compras, uma vez que, a capacitação da equipe é condição para a emissão da autorização de Execução;

  • Encaminhar toda cópia da documentação referente à iniciativa de negócio, aquisição e/ou contratação ao Gerente Regional para as providências cabíveis (seja alteração de prazo, aprovação, pagamentos, recebimentos da execução, etc)

  • Acompanhar o processo de execução, principalmente quando a execução for efetuada por etapas;

  • Atestar o recebimento dos bens e serviços elegíveis adquiridos por ocasião da entrega. Nos casos dos investimentos individuais e de grupos informais, o beneficiário direto também deverá atestar o recebimento;

  • Garantir que as aquisições e/ou contratações de serviços sejam executadas da forma mais vantajosa para a Organização, observando os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, transparência, probidade e eficiência;


8.3. - DAS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA EQUIPE DE COMPRAS

A Equipe de Compras devidamente nomeada pelo Presidente da Organização deverá:



  • Executar todos os procedimentos para aquisições e contratações dos serviços e obras elegíveis;

  • Participar da capacitação para execução dos procedimentos referentes às aquisições e contratações;

  • Executar as aquisições e contratações de forma mais vantajosa para a Organização, quando for coletivo, individual ou para grupo informal, observando os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, transparência, probidade e eficiência;

  • Preencher o Pedido de Cotação de Preços com a descrição completa e detalhada do objeto (bens ou serviços);

  • Solicitar os orçamentos junto aos fornecedores;

  • Efetuar a divulgação (publicidade) da aquisição/contratação;

  • Elaborar a ata ou relatório;

  • Observar se os orçamentos apresentados atendem, no mínimo, as especificações técnicas solicitadas sob pena de não serem válidos;

  • Executar os procedimentos de aquisições e contratações com a apresentação de, no mínimo, três orçamentos válidos, dentro do valor de mercado, adquirindo sempre junto àquele que apresentar o menor preço, exceto nos casos em que for prevista a utilização de equipamento ou mão de obra própria, hipótese em que será dispensada a apresentação dos orçamentos e deverá ser apresentada a Declaração de Execução de Serviço como documento comprobatório da despesa. A declaração de Execução de Serviço é um procedimento válido somente para atividades individuais e estará discriminada na autorização de execução sempre que se aplicar a possibilidade de execução com equipamento ou mão de obra própria.

  • Observar na íntegra os procedimentos para execução das aquisições e contratações;

  • Verificar a situação do fornecedor junto ao SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (http://www.sintegra.gov.br/).


8.4. - DA PUBLICIDADE

Todas as aquisições e contratações de bens, serviços ou obras deverão ser devidamente publicadas a fim de observar o princípio de isonomia, transparência e eficiência objetivando alcançar a maior divulgação juntos aos potenciais fornecedores e dessa forma permitir uma maior competição e consequentemente a aquisição de forma mais vantajosa. As publicações poderão ser efetuadas em murais de avisos (Prefeituras, organização, locais públicos, etc), rádios locais, jornais de circulação local, jornais de circulação regional, e-mails e página do Projeto (www.cati.sp.gov.br/microbacias2)



Somente será publicado um comunicado resumo do objeto pretendido, informando os locais para obtenção,na íntegra, do Pedido de Cotação de Preços ou Edital (Projeto Básico, Cronograma Físico-financeiro e Planilha de Preenchimento de Valores) no caso de obras ou serviços que assim necessitar.

As publicações deverão obedecer aos critérios estabelecidos nos valores abaixo descriminados.



Para aquisições e contratações cujos valores sejam inferiores a R$ 100.000,00 (cem mil reais):

  • Murais de avisos (Prefeituras, organização, locais públicos, etc);

  • Rádios locais;

  • Jornais de circulação local;

  • E-mails e,

  • Página do Projeto (www.cati.sp.gov.br/microbacias2) se a Organização tiver interesse em publicar neste site, encaminhar a lauda para rogeria@cati.sp.gov.br


Para aquisições e contratações cujos valores sejam superiores a R$ 100.000,00 (cem mil reais) obrigatoriamente:

  • Murais de avisos (Prefeituras, organização, locais públicos, etc);

  • Rádios locais;

  • Jornais de circulação local;

  • Jornais de circulação regional;

  • E-mails e,

  • Página do Projeto (www.cati.sp.gov.br/microbacias2 ) se a Organização tiver interesse em publicar neste site, encaminhar a lauda para rogeria@cati.sp.gov.br


8.5. - DOS ORÇAMENTOS

Os métodos para aquisição de bens e contratação de serviços (exceto os de consultoria) são baseados na comparação de preços dos fornecedores e prestadores de serviço, no mínimo (03) três orçamentos válidos e de acordo com a especificação técnica do objeto pretendido, com objetivo de obter preços competitivos de mercado e são apropriados para a aquisição de bens imediatamente disponíveis em estoque, de produtos de especificação padronizada ou de serviços simples. De acordo com o valor do bem ou do serviço a ser prestado, será feita a escolha do método a ser utilizado, cada método possui exigências de documentação e procedimentos específicos.



Caberá à Equipe de Compra indicada pelo presidente da Organização de Produtores Rurais a responsabilidade de:

  • Efetuar a cotação junto ao mercado os itens elegíveis da iniciativa de negócio. Para tanto deverá elaborar o Pedido de Cotação que deverá conter a descrição detalhada do(s) bem(ns) ou serviço(s) - Modelo 2 ou 2a;

  • Verificar as quantidades a serem adquiridas ou contratadas;

  • Prazo de validade da proposta;

  • Prazo e local de entrega e condição de pagamento;

  • O pedido de cotação será encaminhado aos potenciais fornecedores por escrito, através de fax, e-mail, carta ou visita ao fornecedor.

Os orçamentos apresentados somente serão considerados válidos se os bens e serviços especificados atendem, minimamente, as especificações técnicas solicitadas (ou equivalentes).
Os Orçamentos deverão ser apresentados em:

  • Documento impresso (papel) que possa identificar com clareza a empresa (fornecedor) com CNPJ, código da Proposta, endereço, telefone e ou e-mail de contato;

  • Deverá conter ainda a identificação da Organização de Produtores Rurais proponentes interessadas, com nome, CNPJ, endereço e telefone;

  • Quando se tratar de investimento individual ou grupo informal deverá acrescer ainda o nome do produtor, CPF, o nome da propriedade e o nº do PIP ou do PEC a que se destina.


A cotação de alguns materiais pode ser agrupada na forma de lista. Exemplo: matérias para construção (cal, cimento, pedra, ferro, parafusos, fios etc). Será aprovada a lista com menor preço desde que os orçamentos apresentem materiais, equipamento e serviços iguais ou similares.
Nos casos de serviços específicos (ex: pedreiro, eletricista, cerqueiro etc.) serão considerados válidos (no mínimo três) orçamentos com identificação dos profissionais autônomos com o nome, endereço e CPF. Caberá à organização observar a legislação vigente sobre impostos e encargos referente à contratação de pessoas físicas e pagamentos por recibo de pagamento a autônomo - RPA.
Nos casos que existir apenas um ou dois orçamentos de determinado bem ou serviço, e a Equipe de Compras, entender da oportunidade da aquisição/contratação nessa condição, deverá submeter ao Presidente da Organização, o qual enviará ao Gerente Regional, justificativa por escrito da solicitação pretendida com a indicação do(s) fornecedor (es) ou prestador(es) de serviço.
A(s) proposta(s) juntamente com a justificativa e os demais documentos exigidos será analisada pelo Gerente Regional o qual poderá emitir parecer favorável a aquisição/contratação, no caso de ficar comprovado que não existe mais fornecedor.
No caso de parecer negativo pelo Gerente Regional, esse proporá a abertura de novo procedimento de compra.
Nos casos de existir apenas um fornecedor exclusivo do bem a ser adquirido, deverá ser apresentada carta de exclusividade, emitida por órgão ou setor devidamente competente.
Os casos de aquisições com menos de 3 (três) orçamentos válidos deverão obrigatoriamente ser exceção. Caso seja analisado e verificado que a possibilidade de obtenção de 03 (três) orçamentos, as despesas não serão reembolsadas.
No caso de empate do menor preço ofertado, os critérios para desempate serão:

  • Em sessão publica, na presença dos fornecedores e dos produtores rurais envolvidos na iniciativa de negócio, será aberta uma etapa de negociação de valores, vencendo aquele que ofertar o menor preço.

  • Através de sorteio, na presença de testemunhas, preferencialmente dos produtores rurais envolvidos na iniciativa de negócio, caso os fornecedores envolvidos não estejam presentes.

Esses procedimentos serão de responsabilidade da Equipe de Compras, em sessão pública, na presença de testemunhas que deverão ser registrados em Ata com todas as informações pertinentes (dados do objeto, nome completo de todos os presentes, valor do empate, critério do desempate e, a ata deverá ser assinada por todos os presentes a mesa).

Todos esses atos deverão ser ratificados pelo Presidente.



8.6. – DOCUMENTOS FISCAIS DE AQUISIÇÃO DOS BENS E CONTRATAÇÃO DOS SERVIÇOS

Todos os procedimentos referentes às aquisições e contratações dos itens elegíveis da iniciativa de negócio deverão, obrigatoriamente, ser efetuadas pela Organização de Produtores Rurais proponente da referida iniciativa, seja para investimentos coletivos, individuais ou de grupos informais.


Por ocasião da efetivação da compra ou contratação, os investimentos coletivos serão faturados diretamente em nome da Organização de Produtores Rurais, enquanto que os investimentos individuais ou de grupos informais serão faturados diretamente em nome do beneficiário ou do grupo de beneficiários respectivamente.

Caberá á Organização de Produtores acompanharem a execução e a responsabilidade de receber os bens e serviços, garantindo que os mesmos estão em conformidade com as especificações técnicas solicitadas e dentro dos valores praticados no mercado.



Caberá ao Presidente atestar o recebimento dos bens e serviços elegíveis adquiridos por ocasião da entrega. Nos casos dos investimentos individuais e de grupos informais, o beneficiário direto também deverá atestar o recebimento. O recebimento deverá ser feito no verso do documento fiscal, caso não exista espaço suficiente no anverso do documento.

Os documentos fiscais deverão ser emitidos em conformidade com a legislação vigente, como condição de pagamento à vista e observado a seguinte orientação:



  • Quando tratar-se de investimento coletivo – os documentos deverão ser emitidos em nome da Organização de Produtores Rurais, com a identificação do nome, CNPJ, endereço e e-mail ou telefone, devendo ainda identificar o código da Iniciativa de Negócio a que se refere, quando tratar-se de investimento coletivo;

  • Quando tratar-se de investimento individual ou grupo informal – os documentos deverão ser emitidos diretamente em nome do beneficiário, com a identificação do nome, CPF, nome da propriedade, endereço e e-mail ou telefone, devendo ainda identificar o código da Iniciativa de Negócio e o código do PIP ou PEC a que se refere.

Os documentos originais deverão permanecer de posse da organização de produtores rurais e dos beneficiários individuais, devidamente arquivados. No caso de beneficiários individuais, uma cópia deverá permanecer juntamente com todos os procedimentos de aquisição/contratação, junto a Organização a qual o beneficiário está ligado.
8.7. – DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS

Após a execução das aquisições de bens e contratação de serviços da proposta, que deverá estar em conformidade com o cronograma físico-financeiro aprovado, a organização encaminhará à Gerência Regional todos os documentos comprobatórios (cópia das notas fiscais, recibos) com assinatura do presidente da organização no verso confirmando o recebimento dos materiais, bens e execução de serviços. Quando for benefício individual, o produtor beneficiado também deverá assinar no verso atestando o recebimento. No caso de execução por etapas, essa apresentação será ao final de cada etapa programada e executada.

De posse dos documentos comprobatórios apresentados pela Organização (notas fiscais, recibos), a Gerência Regional irá proceder a sua revisão e após vistoria em loco emitirá o termo de conclusão e aceitação da obra, bens e serviços com Relatório Fotográfico.

Tratando se de execução de proposta por etapas esse termo de conclusão será corresponde à etapa concluída.

Caberá à Gerência Regional analisar e aprovar toda a documentação e autorizar o reembolso da parte devida em favor da organização, quando se tratar do empreendimento coletivo, ou diretamente na conta do produtor beneficiário, quando se tratar de benefício individual ou através de grupo informal.

A Gerência Regional encaminhará a UGP os documentos comprobatórios das despesas elegíveis, a seguir relacionados, os quais serão lançados no sistema para que seja emitida a autorização de crédito:


  • Autorização de Execução;

  • Termo de Conclusão e Aceitação, com registro fotográfico;

  • Cópia dos documentos fiscais (notas fiscais, recibos) devidamente recebidos pelo Presidente da organização e ainda pelo produtor beneficiado ou responsável pelo grupo, nos casos de investimentos individuais e grupos informais, respectivamente.


8.8.. – PAGAMENTOS

Uma vez aprovada a documentação comprobatória, pela Gerência Regional, e emitido os termos de aceitação e conclusão referente aos itens elegíveis, os documentos serão processados, resultando na emissão da autorização de crédito aos beneficiários.

O valor de apoio, na forma de subvenção econômica, corresponderá à parte reembolsável das despesas elegíveis efetivamente realizadas e comprovadas na implantação da iniciativa de negócio.

A subvenção econômica, calculada a partir dos documentos comprobatórios apresentados pela Organização e aprovados pela Regional, será creditada em conta corrente ou conta poupança mantida no Banco do Brasil S.A., em nome da Organização (no caso de benefício coletivo) ou do Produtor Individual (no caso de benefício individual ou de grupo informal). Essa conta deverá ser no Banco do Brasil S.A., pois é a instituição financeira que administra o FEAP.

As documentações para fins de pagamento das Subvenções Econômicas referentes aos itens elegíveis da Iniciativa de Negócio são:


  • Documentação comprobatória aprovada pela Regional, contendo a autorização para o reembolso das despesas, enviada à UGP para pagamento;

  • Processamento da documentação resultando nos valores a serem reembolsados (Relação de pagamentos);

  • Verificação, pela UGP, da situação do beneficiário junto ao CADIN Estadual (comprovante de inexistência de registro junto ao CADIN Estadual) na data da emissão da autorização de crédito ao Banco do Brasil S.A..

  • Envio ao Banco do Brasil, do arquivo contendo a Relação dos pagamentos (sistema eletrônico de pagamento) gerada (pessoas autorizadas);

  • Crédito, pelo Banco do Brasil, na conta bancária do beneficiário (conta indicada no Termo de Compromisso). O Crédito será efetuado em até 5 dias após o envio da relação de pagamentos) .


8.8.1 - CONDIÇÕES PARA O REEMBOLSO (CONCESSÃO DA SUBVENÇÃO ECONÔMICA)

A Organização e os Produtores Rurais a serem beneficiados com o pagamento de subvenções (despesas elegíveis) dentro do Projeto de Desenvolvimento Rural Sustentável – Microbacias II – Acesso ao Mercado deverão obrigatoriamente:

  • Possuir e manter conta bancária (conta corrente ou conta poupança) junto ao Banco do Brasil S/A, instituição financeira que administra o FEAP (Fundo de Expansão do Agronegócio Paulista);

  • Assinar (com ciência integral) o Termo de Compromisso com o Projeto (Anexos 5b, 5f e 5g do Manual Operacional);

  • Estar em situação regular junto ao “Cadastro Informativo dos Créditos não Quitados de Órgãos e Entidades Estaduais do Estado de São Paulo – CADIN ESTADUAL” Essa verificação, neste momento de reembolso, será de responsabilidade da Unidade de Gerenciamento do Projeto – UGP, por ocasião da emissão de autorização ao Banco do Brasil S/A para efetuar o crédito referente a Subvenção Econômica ao beneficiário (Organização de Produtores ou Produtor familiar);

  • Realizar o Cadastro Estadual de Entidades (CEE), para a Obtenção do Certificado de Regularidade Cadastral de Entidades (CRCE).


9. – DISPOSIÇÕES FINAIS

9.1. REVISÃO PRÉVIA E REVISÃO POSTERIOR

As revisões dos procedimentos de aquisição e contratação serão de responsabilidade da Gerência Regional.

As revisões ocorrerão posteriormente às aquisições/contratações, com exceção dos 05 (cinco) primeiro procedimentos efetuados pela Equipe de Compras da Organização que deverão ser submetidos pelo Presidente para revisão prévia pelo Gerente Regional. A critério da Gerência Regional, e para maior segurança da Organização, bem como, o acompanhamento próximo das atividades efetuadas e com o objetivo de prevenção de incorreções, vícios ou glosa de despesas é importante que as revisões pelo Gerente Regional sejam com maior frequência podendo ser em quantidade superior aqui estipulada.
9.2. OBJETIVOS DA REVISÃO PRÉVIA

Os objetivos de revisar previamente as primeiras aquisições/contratações, além dos acima indicados, são:



  • Avaliar os procedimentos adotados pela Equipe de Compras da Organização, recomendando as adequações necessárias;

  • Oportunidade de fortalecimento da capacitação das Equipes de Compra, proporcionando assim maior confiança para as equipes na realização dos demais procedimentos;

Garantir maior sucesso nos procedimentos, a fim de minimizar ocorrências de falhas, vícios, glosas de despesas em virtude da adoção dos procedimentos em desconformidade com as instruções do Projeto, e

Promover a aproximação e entrosamento entre a Equipe de Compras da Organização e a Equipe da Regional.


10. FISCALIZAÇÃO DA APLICAÇÃO DOS RECURSOS

A CATI, através da Unidade de Gerenciamento do Projeto – UGP fiscalizará, por amostragem, ao menos 10% das propostas apoiadas com investimentos, verificando se os procedimentos operacionais foram cumpridos, bem como qualidade e efetividade dos investimentos e o cumprimento dos compromissos assumidos pelos beneficiários.


11. DÚVIDAS OU SUGESTÕES

As dúvidas e sugestões referentes às informações deste manual poderão ser encaminhadas através de correio eletrônico para:


Unidade de Gerenciamento do Projeto – UGP – Responsável:

Fone – (18) 3624.4200 R. 803

  • Neli Antonia Meneghini Nogueira - neli@cati.sp.gov.br

Fone – (17) 3632.1909

  • Rogéria Margareth Vicente - rogeria@cati.sp.gov.br

Fone – (19) 3743.3740

  • Marcelo Antonio Boaventura – marcelo.boaventura@cati.sp.gov.br

Fone – (14) 3882.4422



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