Minuta de norma auditoria técnica rbmlq-i



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AUDITORIA TÉCNICA DO CONTROLE METROLÓGICO LEGAL EXECUTADO PELA RBMLQ-I








NORMA No

NIE-DIMEL-102_

REV. No

00







APROVADA EM

MAI/2009


PÁGINA

01/09



SUMÁRIO
1 Objetivo

2 Campo de Aplicação

3 Responsabilidade

4 Documentos Complementares

5 Siglas

6 Definições

7 Programa de Auditoria Técnica

8 Preparação da Auditoria Técnica

9 Atividades da Auditoria Técnica no Local

10 Ações de Acompanhamento de Auditoria

11 Histórico da Revisão


1 OBJETIVO
Esta norma define os procedimentos para estabelecer, implementar e monitorar Programa de Auditoria Técnica objetivando verificar a conformidade das atividades de metrologia legal realizadas pelos órgãos delegados do Inmetro com os requisitos dos convênios de delegação.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO
Esta Norma se aplica a Dimel e aos Órgãos da RBMLQ-I.


3 RESPONSABILIDADE
A responsabilidade pela revisão e pelo cancelamento desta Norma é da Dimel/Disem.


4 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES




  • NBR ISO 19011/2002 - Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental

  • NBR ISO/IEC 17025/2001 - Requisitos gerais para competência de laboratórios de ensaio e calibração

  • NIG-AUDIN-001 - Auditoria Interna Financeira, Contábil e Administrativa

  • NIE- DIMEL- 065 - Confidencialidade e imparcialidade

  • FOR-AUDIN-004 - Solicitação Complementar de Auditoria – SCA

  • FOR-DIMEL- 137 - Programa Anual de Auditoria Técnica

  • FOR-DIMEL- 138 - Plano de Auditoria Técnica - PAT

  • FOR-DIMEL- 139 - Registro de Não-conformidade - RNC

  • FOR-DIMEL- 140 - Relatório de Auditoria Técnica - RAT

  • FOR-DIMEL- 141 - Relatório de Acompanhamento de Ações Corretivas – RAC



5 SIGLAS
Audin Auditoria Interna

Dimel Diretoria de Metrologia Legal


Disem Divisão de Serviços Metrológicos

Dqual Diretoria da Qualidade

Inmetro Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial

RBMLQ-I Rede Brasileira de Metrologia Legal e Qualidade – Inmetro

ISO International Organization for Standardization

IEC International Electrotechnical Commission

NBR Norma Brasileira

PAT Plano de Auditoria Técnica

SA Solicitação da Auditoria

6 DEFINIÇÕES
Os termos gerais utilizados nesta Norma estão definidos na NBR ISO 9000/2000 e NBR ISO 19011/2002.
6.1 Auditoria técnica

Auditoria externa, executada pela Disem nos órgãos da RBMLQ-I, para verificar se as operações do Controle Metrológico Legal, instalações, equipamentos, padrões e pessoal atendem aos requisitos da regulamentação metrológica pertinente e desta norma.


6.2 Auditoria integrada

Processo sistemático e independente, através do qual a Audin, a Dimel e a Dqual cooperam entre si, como parte de seus programas de auditoria, para realizar uma auditoria em um órgão delegado do Inmetro.




7 PROGRAMA DE AUDITORIA TÉCNICA
7.1 O ponto de partida para a elaboração do programa de auditoria da Dimel é o Plano Operacional de Atividades de Auditoria Interna – POAAI, elaborado conforme a NIG-AUDIN-001;
7.2 Para cada auditoria a ser realizada deve-se definir o escopo, objetivo, duração, auditores e especialistas levando-se em consideração, quando aplicável:

  1. Os equipamentos disponíveis, o número, importância, complexidade, semelhança e localizações das atividades a serem auditadas;

  2. atividades delegadas, indicadores de desempenho e resultados alcançados;

  3. procedimentos de operacionalização e remuneração dos serviços e outros documentos, dados ou registros, de controle estatístico ou de método de medição mantidos para cada pratica de medição regular ou operação;

  4. conclusões de auditorias anteriores ou resultados de análise crítica de um programa de auditoria anterior;

  5. preocupações das partes interessadas (ex.:reclamações de consumidores e fabricantes); e

  6. mudanças significativas de procedimentos ou de operações.


7.2.1 Em função das considerações acima o programa anual de auditoria técnica da Disem deve ser elaborado e formalizado no FOR-DIMEL-137.

7.3 Qualificação de auditores
7.3.1 Os critérios mínimos para a qualificação de auditores são os seguintes:

a) auditor: ter treinamento em técnicas de auditoria com base na NBR ISO/IEC 17025/2001 com carga horária de, no mínimo, 24 h e ter participado como auditor-treinando ou observador em, pelo menos, uma auditoria; e

b) líder de equipe: ser auditor, ter treinamento em técnicas de auditoria com base na NBR ISO 9001/2000 com carga horária de, no mínimo, 24 h e ter participado como auditor em, pelo menos, quatro auditorias.
7.3.2 O auditor, para a manutenção da sua qualificação, deve realizar no mínimo 3 auditorias, a cada 3 anos consecutivos.
7.3.3 A Disem deve manter registros relativos ao pessoal de auditoria.
7.4 Seleção da equipe da auditoria
7.4.1 A seleção da equipe da auditoria técnica, incluindo seu tamanho e composição, deve levar em conta a competência necessária para alcançar os objetivos da auditoria, de modo que todo conhecimento e habilidades necessários estejam presentes na equipe de auditoria.
7.4.2 Se os auditores da equipe da auditoria não cobrirem completamente o conhecimento e habilidades necessários, isso pode ser atendido através da inclusão de especialistas, sendo a sua seleção feita pela negociação da Disem com as unidades organizacionais da Dimel para liberação do servidor indicado.
7.5 Comunicação do programa de auditoria técnica
7.5.1 O programa de auditoria técnica deve ser aprovado pelo Diretor da Dimel.
7.5.2 O programa de auditoria técnica deve ser comunicado aos órgãos da RBMLQ-I e às UO da Dimel envolvidas até 15 de janeiro do exercício de sua execução.
7.6 Registros de implementação do programa de auditoria técnica
7.6.1 Os registros relativos a auditorias técnicas individuais devem ser mantidos em processo protocolado na Samel, incluindo o seguinte:


  • Plano de Auditoria Técnica – PAT (FOR-DIMEL- 138);

  • Solicitação da Auditoria – SA (parte relativa a Dimel);

  • Relatório de Auditoria Técnica – RAT (FOR-DIMEL- 140);

  • Registros de Não-conformidade – RNC (FOR-DIMEL- 139); e

  • Relatório de Acompanhamento de Ações Corretivas – RAC (FOR-DIMEL- 141).


7.6.2 A codificação, guarda, controle, cancelamento, atualização, forma de arquivamento – se eletrônica ou não, e manuseio dos registros dos processos de auditoria técnica, é de responsabilidade da secretaria da Disem.
7.7 Monitoramento e análise crítica
7.7.1 A cada ano deve ser realizado um seminário interno com os participantes do programa de auditoria técnica, visando realizar a análise crítica do período anterior, a atualização de conhecimentos técnicos específicos e a aplicação uniforme dos procedimentos.
7.7.1.1 As conclusões e decisões geradas neste seminário devem ser registradas em ata e acompanhadas quanto à sua implementação pelo chefe da Disem.
7.7.2 O programa de auditoria técnica é monitorado através do indicador “Índice de realização das auditorias técnicas”, calculado pela seguinte fórmula:

(n.º de auditorias técnicas realizadas no ano x 100) / (n.º de auditorias técnicas planejadas no ano)


7.7.3 O processo de ações de acompanhamento de auditorias técnicas é monitorado através do indicador “Índice de não conformidade atendidas por órgão metrológico, segundo prazos acordados”, calculado pela seguinte fórmula:

(n.º de não-conformidades das auditorias técnicas emitidas e fechadas, no ano x 100) / (n.º de não-conformidades das auditorias técnicas emitidas no ano)



8 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA TÉCNICA
8.1 Iniciando a auditoria técnica
8.1.1 O líder da equipe da auditoria técnica deve definir para uma auditoria individual os objetivos, escopo e critério documentados, de acordo com o programa de auditoria técnica.
8.1.2 O líder da equipe da auditoria técnica deve determinar a viabilidade da auditoria levando em conta a disponibilidade de tempo e recursos adequados.
8.2 Contato inicial com o órgão auditado

O chefe da Disem ou o líder da equipe da auditoria deve fazer contato inicial com o representante do órgão delegado a ser auditado, normalmente o seu diretor técnico, com o propósito de:



  1. estabelecer canais de comunicação, ouvindo o órgão delegado sobre áreas a serem auditadas;

  2. confirmar a autoridade para conduzir a auditoria;

  3. fornecer informações sobre a duração proposta para a auditoria e a composição da equipe da auditoria;

  4. pedir acesso a documentos e registros;

  5. definir regras de segurança aplicáveis ao local;

  6. fazer arranjos para a auditoria; e

  7. concordar com a eventual participação de observadores e a necessidade de guias para a equipe da auditoria.


8.3 Plano de Auditoria e Solicitação de Auditoria

8.3.1 O líder de equipe da auditoria técnica deve preparar o Plano de Auditoria Técnica-PAT e a parte relativa a Dimel da Solicitação da Auditoria, considerando, no que for aplicável:

  1. o sistema de gestão e indicadores de desempenho, relativos ao órgão delegado a ser auditado, confrontando o realizado com o planejado e as informações do Portal do Relacionamento Inmetro / RBMLQ-I;

  2. relatórios gerenciais e de supervisão, incluindo informações do controle de materiais e equipamentos metrológicos fornecidos;

  3. relatórios de auditorias anteriores, ações corretivas e preventivas;

  4. resultados de comparações interlaboratoriais e ensaios de proficiência;

  5. mudanças na quantidade e tipo de serviço metrológico realizado pelo órgão delegado;

  6. denúncias, reclamações e informações dos clientes dos serviços metrológicos;

  7. outros fatores relevantes, tais como, por exemplo, a existência de um sistema de gestão da qualidade implementado no órgão; e

  8. infra-estrutura para execução dos serviços.



8.3.2 O PAT deve ser suficientemente flexível para permitir alterações que se tornem necessárias durante as atividades de auditoria e deve conter, no mínimo:

  1. os objetivos da auditoria;

  2. os documentos de referência;

  3. o escopo da auditoria, identificando as unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados;

  4. as datas e lugares onde as atividades de auditoria no local serão realizadas;

  5. o período previsto e duração de atividades de auditoria no local, inclusive reuniões com a direção do auditado e reuniões da equipe da auditoria;

  6. a equipe auditora, identificando os seus membros e pessoas acompanhantes, se houverem;

  7. alocação de recursos para áreas críticas de auditoria, se necessário; e

  8. disposições sobre confidencialidade e isenção de conflito de interesses dos auditores, especialistas e observadores (ver NIE- DIMEL-065).


8.3.3 O líder de equipe deve preparar o Plano de Auditoria Técnica e o programa de viagem em conformidade com o POAAI coordenado pela Audin e apresentá-los ao chefe da Disem ou pessoa por ele designada, para análise e aprovação, devendo ser aberto processo de auditoria técnica.
8.3.4 O chefe da Disem deve encaminhar o PAT e a parte relativa à Dimel da SA à Audin com definição da efetiva equipe da auditoria.
8.3.5 O chefe da Disem, por meio de ofício ou FAX, endereçado ao órgão delegado, deve encaminhar o PAT, com pelo menos 15 dias úteis de antecedência em relação à data prevista para o início da auditoria.
8.3.6 O PAT será considerado aceito, se não for recebida contestação do órgão delegado, com justificativa, até 10 dias úteis antes do início da auditoria.
8.3.7 No caso de contestação o chefe da Disem deve definir a pertinência ou não da mesma.
8.3.8 O PAT deve incluir a designação de responsabilidade a cada membro da equipe para auditar processos específicos, funções, locais, áreas ou atividades.


9 ATIVIDADES DA AUDITORIA TÉCNICA NO LOCAL
9.1 Reunião de abertura
9.1.1 A equipe da auditoria técnica deve realizar uma reunião de abertura com a direção do órgão delegado ou, se apropriado, com o responsável pelas funções ou processos a serem auditados, para:

  1. confirmar o plano de auditoria técnica;

  2. fornecer um resumo das atividades;

  3. confirmar canais de comunicação;

  4. receber do órgão delegado a documentação correspondente à parte relativa a Dimel da SA enviada.

  5. fornecer oportunidade para o auditado fazer perguntas; e

  6. designação de um guia/ representante do órgão delegado auditado para acompanhamento da equipe de auditoria técnica.


9.1.2 Sempre que possível esta reunião deve ser realizada em conjunto com a reunião inicial da auditoria integrada coordenada pela Audin.
9.2 Comunicação durante a auditoria
9.2.1 A equipe da auditoria técnica deve se reunir periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso da auditoria, e redistribuir o trabalho entre os seus membros, se necessário.
9.2.2 O líder da equipe da auditoria técnica deve comunicar periodicamente o progresso da mesma e qualquer preocupação ao órgão auditado, a Audin e a Disem, se apropriado.
9.2.3 Caso seja constatado que as respostas da SA estão incompletas deve este fato ser comunicado ao auditado e considerado se o mesmo acarreta o disposto no subitem 9.2.6 desta norma.
9.2.4 Quando necessário a equipe auditora pode solicitar informações complementares à SA.
9.2.5 Caso seja detectada NC que apresente riscos imediatos e significativos quanto a qualidade dos serviços executados pelo auditado devem ser tomadas imediatamente ações corretivas e, se necessário, o serviço deve ser interrompido, ficando o órgão auditado responsável pela solução da NC e pela comunicação da mesma à Disem , que avaliará a adequação da solução e conseqüente autorização da retomada do serviço.
9.2.6 Caso seja evidenciado que os objetivos da auditoria técnica são inatingíveis o líder da equipe da auditoria técnica deve relatar as razões à Disem e ao órgão auditado para determinar a ação apropriada.
9.3 Coleta e verificação de informações
9.3.1 Análise crítica dos documentos e entrevistas

A equipe da auditoria deve:



  1. avaliar de acordo com o critério da auditoria técnica a documentação correspondente a SA, para gerar constatações da auditoria técnica;

  2. proceder a coleta de informações complementares para avaliar a SA, conduzindo, onde necessário, verificações nas áreas pertinentes e entrevistas com pessoas que executem atividades ou tarefas dentro do escopo da auditoria; e

  3. registrar as evidências de auditoria preenchendo, quando aplicável, o FOR-DIMEL-139, Registro de Não-conformidade – RNC.


9.3.2 Observação de serviços

A equipe da auditoria técnica deve:



  1. realizar observação de operações do Controle Metrológico legal, de forma completa, para avaliar essas operações de acordo com o critério da auditoria técnica;

  2. selecionar os serviços específicos a serem observados e solicitar ao órgão auditado informações sobre a sua execução, de forma a planejar as visitas pertinentes;

  3. conhecer e respeitar as regras e procedimentos relativos à segurança no local das visitas;

  4. apresentar, verbalmente, ao pessoal executor do serviço auditado o resultado da sua avaliação;

  5. solicitar cópia dos documentos utilizados no serviço observado; e

  6. registrar as evidências de auditoria e preencher, quando aplicável, o FOR-DIMEL-139, Registro de Não-conformidade – RNC.


9.3.3 A equipe da auditoria técnica não deve intervir na condução do serviço que estiver sendo observado e não deve fazer considerações sobre o pessoal do órgão auditado na presença de terceiros.
9.3.4 No caso de observação de uma inspeção de campo, devem ser registrados os resultados da inspeção – marcação, selagem, instrumentos corretos e incorretos, para futura análise crítica em fases apropriadas da auditoria, inclusive informações relativas às interfaces entre funções, atividades e processos.

9.4 Constatações da auditoria
9.4.1 As evidências de auditoria técnica devem ser avaliadas de acordo com o critério de auditoria para gerar constatações de auditoria.
9.4.2 As constatações da auditoria técnica, tanto de conformidade como de não-conformidade com o critério de auditoria, devem ser registradas no FOR-DIMEL- 140 - Relatório da Auditoria Técnica - RAT.
9.4.3 As não-conformidades devem ser analisadas criticamente com o auditado para obter reconhecimento de que a evidencia de auditoria é precisa e que as não-conformidades foram compreendidas.
9.4.4 Caso haja opinião divergente remanescente do auditado relativa às evidencias e/ou constatações da auditoria, elas devem ser registradas.

9.5 Preparação das conclusões da auditoria técnica
Antes da reunião de encerramento a equipe da auditoria técnica deve se reunir para analisar criticamente as constatações da auditoria, contra os objetivos da auditoria, e para acordar quanto às conclusões da auditoria. Se incluídas no PAT, recomendações e ações de acompanhamento poderão ser discutidas.

9.6 Reunião de encerramento
9.6.1 A equipe da auditoria técnica deve realizar uma reunião de encerramento com a direção do órgão delegado ou, se apropriado, com o responsável pelas funções ou processos auditados, para:

  1. apresentar as constatações e conclusões da auditoria de forma que as mesmas sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado;

  2. entregar ao auditado, se apropriado, os originais dos Registros de Não-conformidade, obtendo assinatura e guardando cópias;

  3. negociar, se apropriado, o prazo para o auditado apresentar um plano de ação corretiva e preventiva;

  4. se especificado nos objetivos da auditoria técnica, apresentar recomendações para melhorias (não obrigatórias); e

  5. alertar, se necessário, o auditado sobre situações encontradas durante a auditoria que podem diminuir a confiança nas conclusões da auditoria.


9.6.2 A reunião de encerramento será, preferencialmente, realizada em conjunto com a reunião de encerramento da auditoria integrada coordenada pela Audin.
9.6.3 Quaisquer opiniões divergentes relativas às conclusões e/ou constatações da auditoria técnica entre a equipe da auditoria e os órgãos auditado devem ser discutidas e , se possível, resolvidas. Caso contrário, todas as opiniões devem ser registradas.
9.7 Relatório da auditoria técnica
9.7.1 O líder da equipe da auditoria técnica é responsável pela preparação e conteúdo do Relatório da Auditoria Técnica - RAT.
9.7.2 O RAT deve:

  1. ser emitido no prazo de 7 dias úteis a contar do término da auditoria; se isto não for possível, o líder da equipe da auditoria técnica deve comunicar as razões para a demora ao chefe da Disem para que nova data seja acordada;

  2. ser assinado por todos os membros da equipe e ter todas as suas folhas rubricadas pelo líder; e

  3. ser analisado criticamente e aprovado pelo chefe da Disem ou seu designado.

d) fornecer um registro da auditoria, completo, preciso, conciso e claro.
9.7.3 O RAT deve ser distribuído:

  1. ao órgão delegado auditado;

  2. ao diretor da Dimel;

  3. à Audin, no prazo de 10 dias úteis a contar do primeiro dia útil após o término da auditoria; e

  4. à secretaria da Disem.


9.7.4 Os membros da equipe da auditoria e todos os receptores do relatório da auditoria técnica devem respeitar e manter a confidencialidade do mesmo e quaisquer outras informações obtidas durante a auditoria técnica.

10 AÇÕES DE ACOMPANHAMENTO DE AUDITORIA
10.1 Todas as ações corretivas decorrentes das constatações da auditoria técnica devem ser prontamente implementadas dentro de um tempo acordado, documentadas pelo responsável pela direção técnica do órgão delegado auditado e mantidas nos arquivos do mesmo.
10.1.1 A implementação de ações corretivas ou de melhoria, se aplicável, deve seguir a orientação dada nos subitens 4.10 e 4.11 da NBR ISO/IEC 17025.
10.2 Caso não tenha sido negociado na reunião de encerramento da auditoria técnica um plano de ação corretiva, este deve ser solicitado ao órgão delegado auditado, junto com o encaminhamento do RAT, devendo o mesmo encaminhar à Disem cópias dos RNC recebidos durante a auditoria com os campos 8, 9, 10 e 11 preenchidos.
10.2.1 Caso alguma proposta de tratamento de não-conformidade seja considerada insatisfatória a Disem deve comunicar o responsável do órgão delegado auditado, solicitando sua revisão.
10.3 O responsável do órgão delegado auditado pelo tratamento da não-conformidade deve encaminhar à Disem o respectivo RNC, com os campos 12, 13 e 14 preenchidos, relatando as evidências da implementação que comprovem a correção da mesma e/ou eliminação de suas causas dentro dos prazos previstos.
10.3.1 Caso as evidências não sejam recebidas no prazo previsto, o responsável do órgão auditado deve ser notificado.
10.4 O chefe da Disem deve encaminhar as evidências ao líder da equipe da auditoria técnica que, juntamente com seus membros, procede à análise da implementação da ação corretiva acordada.
10.4.1 Quando houver não-conformidade cuja confirmação de sua eliminação não seja efetuada no prazo de 180 dias após a data de elaboração do RAT, a responsabilidade pela análise e confirmação da eliminação das causas da não-conformidade deve ser do próprio chefe da Disem.
10.5 Caso a análise confirme a eliminação das causas da não conformidade o líder da equipe da auditoria técnica deve preencher os campos pertinentes do RNC e arquiva-lo no processo;
10.6 Caso a análise não confirme a eliminação das causas da não conformidade o líder da equipe da auditoria técnica deve:

  1. preencher os campos pertinentes do RNC esclarecendo o motivo da não confirmação;

  2. preencher um novo RNC o qual deve:

  • ser numerado acrescentando-se a letra A ao número do documento original ou letra consecutiva;

  • ter os dados dos campos 1 a 7 transcritos do original; e

  • ser submetido ao mesmo procedimento descrito nos itens anteriores; e

  1. encaminhar o RNC original e o novo RNC ao chefe da Disem.


10.7 O resultado da nova análise deve ser registrado pelo líder da equipe da auditoria técnica no RAC e encaminhado ao chefe da Disem.

10.8 Deve ser verificado se a ação corretiva é completa e eficaz, podendo esta verificação ser parte de uma auditoria subsequente.

11 HISTÓRICO DA REVISÃO
Por ser revisão inicial não há histórico.

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