Índice I. introdução 47 II a formatura 48 III operacionalização 49



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MANUAL DA FORMATURA

Índice 302

Índice


I. introdução 47

II. a formatura 48

III. operacionalização 49

1. ações iniciais 49

2. os convidados 53

3. materiais necessários 54

4. composição da mesa 55

5. o script do evento 56



IV. ações complementares 57

1. apresentação cultural 57

check list – formatura 58

VI. ANEXOS

CARTA CONVITE DE PARANINFO

SCRIPT FORMATURA

ROTEIRO DE CERIMÔNIA

I.introdução

A formatura é o evento que simboliza oficialmente o final do curso, porém, muito mais que o final de um curso, a formatura é o momento em que existe uma interação entre empresa, comunidade, e outras empresas da região.


Esta interação é fundamental para institucionalizar o FORMARE na empresa e na comunidade, buscando o desenvolvimento da escola. A partir desta interação é possível o encontro de potenciais empregadores, parceiros e multiplicadores para o FORMARE.
Neste manual você encontrará informações para a realização da cerimônia de Formatura FORMARE, bem como um check list ao final para auxiliá-lo em todas as tarefas a serem realizadas.
Boa sorte !!


II.a formatura

O objetivo principal da formatura é tornar pública solenemente a conclusão do curso pelos alunos, através da entrega dos certificados, reconhecer a contribuição dos educadores-voluntários, parceiros e demais colaboradores para atingir os objetivos da escola e sensibilizar outros empresários e a comunidade para os objetivos do projeto.


Além disso, neste material estão exemplos de iniciativas que tiveram muito sucesso em formaturas FORMARE, com o intuito de sensibilizar os convidados de forma especial.

III.operacionalização

    1. ações iniciais

      1. O Paraninfo


A Formatura consiste em um evento de divulgação estratégica do Programa FORMARE. Pode ser direcionada tanto para a colocação dos alunos egressos como para a multiplicação das escolas FORMARE em outras empresas.

Se a visão do Conselho da FORMARE for a de consolidar a escola na comunidade, a escolha do Paraninfo deve ser entre os profissionais formadores de opinião.

Se for para a colocação de alunos egressos, as opções passam pelas possibilidades de maior empregabilidade ou de maior divulgação desta ação na comunidade, através da escolha de um empresário com potencial para empregar os alunos.

Quando o foco for a multiplicação das escolas FORMARE, as possibilidades se ampliam, pois não é necessário que a pessoa seja da comunidade onde a escola está inserida.

Normalmente, o relacionamento pessoal e profissional dos membros do Conselho da FORMARE será o norteador deste processo. O único cuidado necessário é buscar Paraninfos cujas empresas estejam de acordo com o Estatuto da Criança e do Adolescente.

Independente do foco utilizado na seleção, o objetivo desta escolha é sensibilizar este convidado em relação aos benefícios gerados pela escola na formação de jovens de baixa renda, gerando uma contribuição na qualidade de vida da comunidade próxima.

Sugere-se que, após a identificação do Paraninfo, seja identificado, entre os membros do Conselho FORMARE e a coordenação da escola, a pessoa mais adequada para fazer o contato inicial.

O convite deve ser acompanhado de materiais institucionais do Programa FORMARE, visando embasar o convidado em relação aos conceitos da escola. O convite pode ser informal, mas é necessário ter em mente que, para aceitar, o convidado deverá ter todas as informações sobre a escola e a turma que está se formando. Após a resposta afirmativa, se oficializa o convite através de uma carta.


Observação

Informalmente pode-se gerar maior interação, argumentando e sensibilizando mais facilmente o possível Paraninfo a participar. Depois, a formalização do convite servirá para mostrar a seriedade do evento e a importância dada ao Paraninfo na Formatura.


Para o convite formal pode ser utilizado o texto do material anexo o modelo Carta Convite do Paraninfo, na página 1.

Juntamente com o Convite, deve ser enviada ao paraninfo uma pauta do evento, bem como material contendo informações sobre a FORMARE e os alunos que estarão se formando.



      1. A verba para a formatura


A Formatura consiste, junto com a aula inaugural, nos eventos abertos à comunidade. No mailing selecionado para este evento devem constar convidados como profissionais relacionados com a empresa, parceiros da escola, educadores-voluntários, pais e familiares de alunos, coordenadores de outros projetos da comunidade, entre outros.

O nível proposto para este evento deve ser uma média das características dos convidados, não sendo agressor para a comunidade nem desvalorizador para empresa em relação a seus parceiros presentes no evento.

Para tanto é necessário definir primeiro que porte terá o evento e qual o investimento financeiro a ser feito no mesmo.

A verba determinada pela empresa para o evento deve ser compatível com o seu desenvolvimento de acordo com a proposta acima citada. Sendo assim, é fundamental discutir com o gerente de RH e a diretoria sobre a verba destinada para este fim.

O montante de verba já deve ter sido definido no Orçamento da FORMARE, realizado no ano anterior, sendo que a conversa com RH e diretoria tem muito mais a função de certificar os números e fazer as modificações que sejam necessárias de acordo com possíveis mudanças ocorridas durante o ano.

Para maiores informações sobre o orçamento, consulte o Manual de Administração.


Importante

De acordo com o conceito do Programa FORMARE, a escola deve buscar sempre economia para a empresa, sendo que independente da verba a ser destinada a esta ação, o coordenador deverá buscar minimizar os gastos, desde que garantindo a qualidade necessária ao evento.
Uma vez definida e certificada a pauta do evento e a verba destinada, o coordenador poderá iniciar o processo de montagem do evento.

      1. Definição do local da formatura


O local para a Formatura deverá estar de acordo com o número de convidados para o evento.

É importante levar em consideração os seguintes participantes:



  • Alunos

  • Educadores-Voluntários

  • Familiares de alunos e educadores

  • Outros funcionários da empresa

  • Diretoria e Gerência

  • Representantes da Fundação IOCHPE

  • Representantes da Comunidade

  • Parceiros do FORMARE

  • Convidados especiais

Tendo em vista o número de convidados, portanto, o coordenador deve identificar locais dentro da empresa capazes de abrigar o evento.

É fundamental que o espaço não seja excessivo, evitando que o evento fique vazio, mas também é fundamental que haja espaço para todos, sem grande aperto.

É interessante que o espaço utilizado esteja dentro da empresa, pois reforça a integração existente entre escola e empresa. Nos casos em que isto não for possível o evento pode ser realizado fora da empresa.

      1. definição da data


A data do evento deve ser avaliada de forma que o maior número de pessoas possível possa comparecer.

Em dias úteis, o horário deve ser próximo ao início ou término dos turnos de trabalho, evitando quebra nas agendas. As agendas estratégicas nesta definição serão a do Paraninfo, Diretoria da empresa e Representante da Fundação Iochpe.


Importante

O coordenador deverá verificar se na data selecionada não acontecerá outro evento na comunidade que tenha como foco o mesmo público.

      1. organização do espaço


Outra ação inicial é o cuidado com a organização do espaço. Este trabalho envolve a divulgação do evento, o protocolo do dia, a acomodação dos convidados, a possibilidade de registro visual da cerimônia e o espaço destinado à ações do evento.

Para tanto, seria positiva a adoção de uma decoração sem muitas extravagâncias, o que não deve significar a perda do sentido solene.

O lay-out da sala deve compreender a mesa principal, o local dos alunos, dos convidados e do mestre de cerimônias. Se o local não dispuser de sonorização, esta também deve ser prevista.

O evento não deve ultrapassar 1:30h, para tanto, a circulação dos que dirigem a mesa deve ser facilitada.

O local deverá ter a identificação da FORMARE, da empresa mantenedora e, se possível, de parceiros do ano em curso. Maiores informações poderão ser encontradas no Manual de Marketing.

Se for servido um coquetel após o evento, este espaço também deve ser previsto no lay-out da sala e/ou em outro espaço.

É possível que seja necessária a contratação de serviços externos ou a busca de parceiros para itens como:


  • Sonorização

  • Buffet

  • Fotógrafos

Caso isto venha a acontecer é fundamental que o coordenador identifique na comunidade quem poderia prover estes serviços dentro do orçamento existente.

Caso haja alguma dificuldade para cumprir este orçamento, o coordenador poderá buscar a criação de parcerias com os prestadores de serviços, seguindo o exposto no Manual de Parcerias.

É importante lembrar que fornecedores da empresa mantenedora, como por exemplo o restaurante (no caso do buffet), podem ser parceiros neste momento.



    1. os convidados

Como mencionado anteriormente, este é um dos eventos FORMARE que possibilita uma integração com a comunidade interna e externa à empresa.

Para a construção do mailing de convidados, deve-se atender a alguns critérios:


  • Verificar se todas as três áreas envolvidas com o projeto na comunidade (social, educacional e empresarial) foram lembradas

  • Verificar se o paraninfo deseja estender o convite a um mailing específico interno de sua empresa

  • Verificar se o mailing institucional da escola foi concluído.

A primeira vez em que a formatura for realizada, o processo de construção do mailing poderá ser complexo, pois estará partindo do zero, porém, deste momento em diante, será bem mais simples, pois a função será apenas a de manter o mailing atualizado.


    1. materiais necessários

      1. certificados dos alunos


Os certificados dos alunos são emitidos pela Instituição Certificadora. O coordenador deverá enviar no ato do final das aulas, o disquete com as informações do ano letivo, bem como os diários de classe preenchidos, para avaliação final e emissão dos certificados.

O prazo para a execução deste trabalho é de três semanas, portanto, o coordenador deverá estar atento para que a emissão dos certificados não atrase, enviando os dados o mais rápido possível, providenciando para que os certificados estejam em sua unidade antes do dia da Formatura.

Para saber mais sobre a emissão dos dados ao CEFET, consulte o Manual de Administração.

      1. diplomas dos educadores-voluntários


A ação dos educadores-voluntários, um dos pilares da escola, também será reconhecida no dia da Formatura e com o intuito de marcar esta ação, a Fundação Iochpe desenvolveu um certificado específico.
O coordenador deverá enviar os seguintes dados para a Fundação Iochpe:

  • Nome completo do educador-voluntário

  • Nome da disciplina que ministrou

  • Período em que lecionou

  • Informação sobre a área da empresa ou da comunidade à qual pertence o educador-voluntário (a ser utilizada nos agradecimentos).

Sugere-se que o coordenador envie os dados dos educadores uma semana antes do evento.



      1. presentes


Sendo a Formatura um ato solene, todas as etapas do protocolo são atendidas. O presente dos alunos ao Paraninfo também consiste em uma destas etapas.
Sugere-se que o presente seja confeccionado pelos próprios alunos. Além de ser um exercício importante para estes, um presente artesanal confeccionado pelos Formados tem um significado especial para o homenageado, o que pode ter um resultado muito positivo, tendo em vista que um dos objetivos é mostrar ao paraninfo a capacitação dos alunos formados.
Por exemplo: uma ferramenta desenvolvida na aula de ajustagem pelos alunos. O presente, neste caso, constitui o produto final daquilo que os alunos aprenderam durante o ano na FORMARE.
Os próprios alunos poderão auxiliar na escolha do presente a ser confeccionado.
    1. composição da mesa

Devem estar à mesa pessoas representantes de todas as partes envolvidas no FORMARE, sendo as presenças essenciais:



  • Diretoria da empresa

  • Gerente de RH

  • Paraninfo

  • Representante da Fundação IOCHPE

  • Coordenador da Escola

  • Educador- Voluntário

  • Representante dos Parceiros


Observação

Esta deve também ser a ordem de chamada para a composição da mesa.


O mestre de cerimônias deve ser a pessoa da empresa que normalmente desenvolve esta atividade ou Coordenador da escola, por estar mais informado sobre os alunos e processos.

Sugerir ordem de protocolo. Quem é chamado primeiro e qual a seqüência.



    1. o script do evento

Assim como na aula inaugural, sugere-se que seja elaborado para a Formatura um script.

Script é o roteiro da seqüência do evento. Neste material coloca-se toda a agenda do dia, as pessoas que discursarão, seus cargos e como devem ser apresentadas, bem como o tempo de duração de cada seqüência.

Temos anexo na página 19 um exemplo de script para uma formatura.


IV.ações complementares


Existem algumas ações que podem ser realizadas no dia da formatura e podem trazer muito sucesso ao evento. São elas:

  • Apresentação de uma atividade cultural desenvolvida pelos alunos: música, teatro e artes plásticas.

  • Apresentação do registro visual do ano letivo

  • Outras Ações



  1. apresentação cultural


Na atividade extra-curricular, o educador-voluntário poderá desenvolver com os alunos uma ação para ser apresentada na formatura.

Esta atividade deverá seguir todos os conceitos da disciplina se constituindo em um conteúdo registrado no diário de classe.

A apresentação deve ser simples e rápida, com o intuito de ser uma atividade complementar do evento, além de proporcionar uma imagem adicional das capacidades dos alunos.

O coordenador deve estimular a participação de todos os alunos para a realização da ação. Não deve ser uma atividade compulsória, mas o coordenador pode apresentar os seguintes argumentos:



  • É uma atividade que amplia a visão do indivíduo em relação ao seu mundo.

A participação poderá ser dividida em atividades de apresentação e atividade de operacionalização do evento, de acordo com as potencialidades de cada aluno.

Importante

A temática da atividade deve estar relacionada ao Formare e/ou à empresa, de forma a mencionar o processo de desenvolvimento humano deste projeto.

Só deve ser feita uma apresentação musical se os alunos realmente tiverem condições (ensaio) para promover um espetáculo de bom nível. Caso não haja o tempo necessário de ensaio, é melhor não arriscar, pois uma apresentação errada pode passar a imagem contrária à que se pretende.


check list – formatura


O check list abaixo é uma ferramenta que visa auxiliar o coordenador na operacionalização da formatura. Aqui estão os itens principais que não devem ser esquecidos para sua realização.

Para utilizar o check list, marque com um Ok ou um X na coluna referente ao status de cada tarefa, à medida que esta seja realizada.


30 dias antes do evento

Item

Status

Definição do paraninfo




Determinação da data




Confecção do convite ( a FI fornece a base do convite, igual a todas as FORMARE)




Montar relação de convidados




Verificar com alunos número de convites e de convidados para o evento




Providenciar uniforme para a formatura e/ou a limpeza dos uniformes existentes




Definir presentes para alunos e paraninfo




Mandar relação de professores para FI para emissão de certificado




Garantir, junto à Instituição Certificadora, o envio dos certificados, antes da formatura




Fazer pesquisa de quem fará os serviços (buffet, fotógrafos, som). Em caso de contratação externa, verificar preços.




Definir composição da mesa e identificação




X dias antes do evento



Item

Status

Montagem do Script do evento




Convidados com presenças confirmadas




Presentes prontos




Certificados dos alunos prontos




Diplomas dos educadores prontos




Providenciar decoração




Contratação de serviços (buffet, fotógrafos, som)



Uma semana antes do evento



Item

Status

Script pronto




Certificados encaminhados pela Instituição Certificadora




Serviços contratados (buffet, som, fotógrafo)




Providenciar as cadeiras para convidados e espectadores da cerimônia




Solicitar placa do carro dos convidados externos (para autorização de estacionamento na empresa – se necessário)




No dia do evento



Item

Status

Estacionamento liberado para carros dos convidados externos




Mesa arrumada com os nomes dos convidados




Microfones funcionando




Presentes prontos (paraninfo)




Paraninfo e demais convidados informados de seus lugares e suas falas




Alunos prontos




Atração especial (se houver) pronta




Decoração pronta




Som, iluminação e fotógrafos a postos




Buffet pronto


















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